Pour étendre votre réseau et développer votre activité, vous conservez sûrement les coordonnées des personnes à qui présenter vos nouvelles offres commerciales. Or, en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous devez montrer que la collecte et l’utilisation de ces éléments reposent sur un fondement légitime.
L’article 6 de ce Règlement prévoit six bases légales pouvant justifier la licéité d’un tel traitement de données. Il revient à votre entreprise de choisir la plus appropriée pour encadrer ses démarches de prospection.
Ce choix n’est pas anecdotique : la CNIL[1] est particulièrement vigilante en la matière. Et pour cause, les droits des prospects diffèrent selon le fondement juridique choisi. Toute erreur de votre part pourrait ainsi être sanctionnée en cas de contrôle.
« Mais alors, comment faire ma campagne publicitaire en toute conformité ? »
On vous explique tout !
[1] La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) est l’autorité administrative indépendante française compétente en matière de protection des données personnelles.
Quelle base légale ?
Généralement, deux bases légales sont susceptibles d’être mobilisées lorsque vous envoyez des messages pour promouvoir les biens ou services de votre société :
- Le consentement, lorsque le destinataire de vos publicités a donné son accord pour les recevoir.
Ce consentement doit être accordé soit au moment de la collecte des données si votre prospect vous a personnellement transmis ses coordonnées, soit au moment où vous avez indirectement obtenu les informations le concernant par un autre organisme.
Autrement dit, il sera trop tard si vous demandez à votre interlocuteur son autorisation pour que ses données soient utilisées à des fins de prospection lors de l’envoi de votre première offre.
- L’intérêt légitime
En l’occurrence la recherche de nouveaux clients peut être considérée comme servant les intérêts commerciaux de votre entreprise[2].
Pour quels traitements ?
L’option pour l’une ou l’autre de ces bases légales dépendra de la nature de votre client potentiel et du moyen de communication employé.
[2] ATTENTION – Cette base légale suppose que vous soyez en mesure de démontrer que la poursuite de vos intérêts prévaut sur les droits des personnes dont les données personnelles sont traitées.
La prospection impliquant une intervention humaine ou un système non automatisé
Cela concerne notamment les publicités faites au moyen d’un appel téléphonique ou par voie postale.
Dans cette situation, vous pouvez fonder votre traitement de données sur la base légale de l’« intérêt légitime » de votre société, ce quelle que soit la personne ciblée (particuliers ou professionnels). Le recueil préalable du consentement de vos prospects ne sera alors pas nécessaire, bien que nous vous le recommandions vivement. Pour autant, d’autres garanties devront mises en œuvre pour préserver les droits de vos interlocuteurs, tel que nous vous l’expliquerons plus tard dans cet article.
La prospection effectuée au moyen d’un système automatisé de communications électroniques
Il est ici question des envois de mails, newsletters, télécopies, fax, SMS, automates d’appels, etc. La base légale des traitements de données mis en place pour la gestion de votre activité de prospection dépendra cette fois de votre destinataire :
- En cas de prospection en « B to B », la publicité visant les professionnels
L’intérêt légitime pourra être la base légale justifiant de l’utilisation des coordonnées de votre acheteur potentiel, tant que la sollicitation est en rapport avec sa profession. Pour rappel, le RGPD protège uniquement les données à caractère personnel de personnes physiques. Ce texte ne s’applique donc que lorsque le courriel ou le numéro de téléphone sont rattachés à un individu précis (monsieur.x@nomdelasociété.fr). Il est exclu lorsque les coordonnées sont génériques (servicetruc@nomdelasociété.fr).
2. En cas de prospection en « B to C », la publicité visant les particuliers
L’article L.34-5 du Code des postes et des communications électroniques fixe les règles applicables à ce type de démarchage.
Le principe est qu’il n’est possible de contacter ces clients potentiels par mail ou SMS que s’ils vous y ont préalablement autorisé lors du recueil de leurs coordonnées. La base légale de vos opérations marketing sera donc normalement et naturellement, pour ces modes de communication, celle du consentement.
Il existe deux exceptions à cette condition, dans lesquelles la base légale de vos traitements pourra à nouveau être celle de l’intérêt légitime de votre organisme :
- Si la prospection n’est pas de nature commerciale (mais caritative par exemple) ;
- Si le prospect est déjà un de vos clients et que votre campagne concerne des produits ou services analogues à ceux que vous lui fournissez.
Quelles conséquences ?
Selon le fondement juridique utilisé, les personnes sollicitées devront soit avoir préalablement donné leur accord pour être contactées (« opt-in »), soit ne pas avoir exprimé leur refus (« opt-out »).
Lorsque la base légale de votre traitement est le consentement, vous devrez donc mettre en place un moyen de récolter cette autorisation (par le biais d’un formulaire à remplir, d’une case à cocher, etc.).
Cela ne sera pas exigé si vous traitez les données sur la base de votre intérêt légitime.
Cependant, avant tout contact avec votre prospect, vous devrez vous assurer qu’il ne s’est pas opposé à un tel démarchage, notamment en s’inscrivant sur une liste prévue à cet effet (telle que « Bloctel » pour les appels téléphoniques ou encore « Robinson » en ce qui concerne les courriers postaux).
Quel que soit le fondement juridique utilisé, les personnes sollicitées devront donc :
- Être préalablement informées – au moment de la collecte de leurs données personnelles – que leurs coordonnées seront utilisées à des fins de prospection ;
- Être en mesure de s’opposer à cette utilisation.
Il incombe à votre entreprise de prendre les mesures nécessaires et adaptées au moyen de communication utilisé pour leur permettre d’exprimer facilement leur refus de recevoir d’autres offres (lien de désabonnement pour des newsletters, à l’oral en cas d’appel téléphonique…).
EN RÉSUMÉ
Il est essentiel de garantir à vos potentiels acheteurs la maîtrise de leurs données. Non seulement vous évitez ainsi tout risque de poursuites, mais surtout vous créez un environnement de confiance révélant la qualité de vos services et envoyant une image positive de votre marque.
Depuis plus de 15 ans, RGPD-Experts accompagne les organismes dans leurs démarches de conformité grâce à son expérience et sa méthodologie éprouvée. Avec ses outils métiers, vous suivrez et démontrerez votre conformité à l’autorité de contrôle. Notre mission : vous simplifier le développement de vos activités sereinement et accroître votre chiffre d’affaires.
