Le RGPD, C’est pas la mer à boire !
Ayez le vent en poupe ! Pensez votre conformité comme un atout plus qu’un fardeau.
Alors que la législation française encadrait déjà les activités de traitement de données personnelles depuis plus de quarante ans[1], l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018 a été vécue par de nombreux organismes comme un véritable raz-de-marée.
Beaucoup d’entre eux y ont vu une vague d’obligations légales s’ajoutant à celles déjà existantes, et une entrave de plus à la poursuite de leurs activités.
Face à ces nouvelles exigences, il vous est possible d’adopter deux comportements :
- Soit vous décidez de nager à contre-courant, vous épuisant à instaurer les règles minimales imposées par les textes, sans convictions.
- Soit vous choisissez de vous laisser happer par cette nouvelle dynamique insufflée par le RGPD, en essayant de comprendre le sens de la marée pour ne pas vous laisser balloter par les flots.
Nous vous conseillons évidemment d’opter pour cette seconde philosophie. Après tout, « c’est pas l’homme qui prend la mer, c’est la mer qui prend l’homme » Tintintin. (Renaud)
Car, au-delà de leur caractère impératif, ces dispositions, constituent, une véritable opportunité pour votre organisme si elles sont correctement appréhendées.
Votre conformité ? Un gage d’efficacité et de compétitivité incontestable !
L’application quotidienne des grands principes édictés par le RGPD s’inscrit dans les démarches d’amélioration continue mises en œuvre par votre structure.
Le règlement européen érige ainsi en règle fondamentale la « minimisation des données ». Autrement dit, seules doivent être collectées les données pertinentes au regard de l’utilisation qui en est faite.
Et, même si cela coule de source : qui dit moins de données recueillies, dit moins de risques de violation de la législation.
Afin de concrétiser ce principe, il appartient à votre organisme de dresser une cartographie de ses flux de données, entité par entité, service par service : quelles informations sont recueillies ? Dans quel but ? A qui sont-elles transmises et conservées ? Comment ?
Cette revue est l’occasion de vous interroger sur la pertinence de certaines de vos activités ou process.
Or, réduire au strict nécessaire le nombre d’informations à traiter, d’intermédiaires les manipulant ou encore le nombre d’étapes d’exploitation de ces renseignements, participe à optimiser le fonctionnement de votre structure.
Exemple : Inutile de demander à des prospects de remplir sur une fiche papier, retranscrite manuellement ensuite dans un fichier informatique, leurs coordonnées et leur état civil complets, si l’objectif n’est que d’être en mesure de les joindre par la suite. Un simple formulaire de contact en ligne comportant un pseudonyme et une adresse e-mail suffit !
Le RGPD réaffirme également le principe d’exactitude des données. Or, détenir des informations mises à jour est évidemment dans l’intérêt de votre entité.
[1] Notamment sur le fondement de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés », encore applicable de nos jours dans sa version modifiée.
Finis les rappels malencontreux d’anciens clients, qui plus est avec qui vous seriez en mauvais termes, au prétexte que leur numéro figurerait toujours sur vos annuaires, alors que le règlement interdit tout rappel de clients restés sans contact positif depuis plus de 3 ans. La CNIL vous a lancé une bouée dans un référentiel dédié.
Le RGPD oblige à une gestion efficace de vos traitements de données, et par là même de vos outils de travail – tant informatiques que les supports papier.
Votre conformité ? Un atout commercial indéniable !
Face à l’essor des appels indésirables, formulaires d’inscription ou newsletters non sollicitées, le respect de l’intimité des clients est devenu pour ces derniers un véritable critère de sélection.
Par définition, les obligations prescrites par le RGPD tendent à préserver le droit à la vie privée des individus concernés par le traitement de leurs données personnelles.
Informer clairement vos interlocuteurs (clients, prospects, fournisseurs) de ce que vous faites des informations qu’ils vous confient, et répondre rapidement et sans ambiguïté à leurs demandes d’exercice de droits – comme le prévoit les textes – répond à ces nouvelles attentes de transparence.
Prévoyez des outils permettant à vos clients de reprendre la main sur leurs données par le biais de leur compte client : s’abonner ou se désabonner à vos newsletters et offres promotionnelles, paramétrer les outils de communication (mail, sms, courriers) ou encore permettre la mise à jour de leurs données.
En favorisant la confiance du public dans votre capacité à assurer la sécurité de leurs données, vous renforcez d’autant votre image de marque… Et vous vous démarquez de vos concurrents qui auraient échoué sur ce point !
Votre conformité ? Un outil de navigation précieux !
Le responsable de traitement est tenu de prendre toutes les mesures de sécurité juridiques, physiques et logiques nécessaires pour assurer la protection des données qu’il exploite.
Cette obligation de prévenir les failles de sécurité et les cyberattaques n’est pas futile. Bien au contraire !
Ces événements malheureux inhibent l’exercice régulier de vos missions. Ils mobilisent d’importants moyens pour les résoudre. Une perte de temps, d’énergie et d’argent que votre organisme peut s’épargner si vous anticipez correctement ces éventuelles perturbations.
Organiser la maintenance de vos réseaux informatiques pour empêcher tout dysfonctionnement, mettre en place des dispositifs de détection des incidents de sécurité, adopter une procédure sur les démarches à suivre pour assurer la continuité et la reprise de vos activité en cas de crise… sont des formalités, directement déduites des dispositions du RGPD, qui contribuent à éviter ces récifs.
La législation en vigueur en matière de protection des données constitue ainsi une opportunité de sécuriser votre patrimoine informationnel, qui compose votre capital immatériel.
Exemple : Le RGPD vous impose de ne conclure de partenariats qu’avec des sous-traitants présentant des garanties suffisantes en termes de conformité. Cette précaution permet de s’assurer que vos prestataires ne révéleront pas, volontairement ou involontairement, diverses informations vous distinguant de vos concurrents sur le marché.
Il peut s’agir de protéger des renseignements d’ordre technique (secrets de fabrication, savoir-faire…), juridique, financier (bilan comptable), commercial (stratégie de développement, fichiers clients, résultat d’études de marché, négociations en cours, carnet de commandes…) ou encore humain (contexte social de l’entreprise).
Votre conformité donne donc à votre entreprise les moyens de se développer en toute sérénité.
Votre conformité ? Une méthode de gestion des risques inévitable !
L’autorité de contrôle en matière de protection des données[2] est habilitée à prononcer de nombreuses sanctions en cas de violation de vos obligations. Ces condamnations peuvent aller jusqu’à une limitation temporaire ou définitive du traitement de données constituant le cœur de votre activité ! Sans compter les risques de poursuites pénales, si ces faits sont constitutifs d’une infraction.
Ces décisions seraient synonymes d’un véritable naufrage pour vos projets, que l’on ne vous souhaite pas…
Ces décisions seraient synonymes d’un véritable naufrage pour vos projets, que l’on ne vous souhaite pas…
Si des manquements au RGPD vous étaient imputés, ceux-ci pourraient également impacter l’équilibre économique de votre organisme.
A cet égard, les amendes administratives susceptibles de vous être infligées ne sont pas les seules menaces pesant sur vos finances.
Au même titre que les déclarations fiscales, sociales ou environnementales, votre conformité entre dans le cadre des garanties dont vous seriez redevables dans l’hypothèse d’une cession ou d’une fusion-acquisition de votre société.
Elle constitue donc, à l’inverse, un élément de valorisation de votre entreprise dans le cadre de ces négociations, et évite un auto-sabordage.
Enfin, les échos de votre éventuelle non-conformité seraient de nature à porter considérablement atteinte à votre réputation. Ils amenuiseraient votre attractivité aux yeux de vos partenaires commerciaux.
Mais non ! Respecter le RGPD, ce n’est pas la mer à boire !
L’esprit du texte européen vise à inciter les responsables de traitement à adopter des mesures adaptées au risque.
Il est davantage question d’insuffler des réflexes et des processus conformes aux principes essentiels du RGPD, plutôt que d’appliquer sans réfléchir des doctrines incomprises. Autrement dit : du bon sens et de l’intérêt pour le sujet, plutôt que l’instauration de formalités purement protocolaires et de dispositifs techniques inappropriés.
Face à cette marge de manœuvre qui vous est octroyée, à vous de décider des meilleurs moyens pour ancrez profondément dans votre organisme une « logique » RGPD, tout en gardant le cap sur vos stratégies de développement !
Larguez les amarres ! Formez-vous et faîtes vous accompagner par des professionnels pour comprendre véritablement l’essence de la législation en vigueur en matière de protection des données, ainsi que sa concrétisation dans votre propre structure.
[2] La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) est l’autorité administrative indépendante française compétente en matière de protection des données personnelles.
L.H
Depuis plus de 15 ans, RGPD-Experts accompagne les organismes dans leurs démarches de conformité grâce à son expérience et sa méthodologie éprouvée. Avec ses outils métiers, vous suivrez et démontrerez votre conformité à l’autorité de contrôle. Notre mission : simplifier le développement de vos activités en toute sérénité et accroître votre chiffre d’affaires.
